Hvordan fungerer synkroniseringen mellem Holdsport og Håndoffice

Hvis jeres Holdsport-klub endnu ikke er synkroniseret med HåndOffice, gør I dette via Klubindstillinger > Medlemshåndtering > HåndOffice

På denne side, skal I indtaste den webservicenøgle I får fra HåndOffice.

Webservicenøglen findes i HåndOffice under Forening og Stamdata.

Efter at webservicenøgle er indsat trykker I blot “Gem”.

Hvad gør man efter synkroniseringen er oprettet?

Efter at synkroniseringen har fundet sted, vil I nu have en ny side som I kan tilgå. Denne side finder I under Klub > Medlemmer, hvor I nu har siden “DHF”.

DHF-siden ligner en klassisk medlemsoversigt, men den vil være delt op i 4 forskellige faner:

• Holdsport-medlemmer
• HåndOffice-profiler
• Synkroniserede medlemmer
• Ikke-synkroniserede

Holdsport-medlemmer

Denne liste vil vise profiler oprettet på Holdsport, som endnu ikke er blevet matchet med en profil i Håndoffice. 

Der kan være flere grunde til at en synkronisering ikke har fundet sted. Det kan f.eks. skyldes at medlemmet allerede er oprettet i Håndoffice, men er oprettet med en anden adresse eller mobilnummer end på Holdsport, og derfor er synkroniseringen ikke sket. Det kan ligeledes skyldes, at medlemmet slet ikke findes i HåndOffice endnu.

Denne liste af medlemmer giver dig seks muligheder for hver enkelt profil:

• Rediger 
  (Simpel redigering af medlemmets oplysninger)
• Synkroniser 
  (Manuel synkronisering med en eksisterende profil i Håndoffice)
• Synkroniser ikke
  (I tilfælde af at profilen slet ikke skal være oprettet i Håndoffice)
• Opret i HåndOffice
  (Hvis medlemmet slet ikke findes i Håndoffice, og synkronisering derfor ikke er mulig)
• Send email
• Slet fra Holdsport

Den vigtigste funktion her at nok “Synkroniser”. Trykker du på denne vil du få mulighed for at kæde den valgte profil sammen med én af de Håndoffice-profiler som endnu ikke er blevet matchet med en Holdsport-profil. Er der tæt på et identisk match, vil denne profil blive vist øverst.

Du vil nu have muligheden for at vælge hvilken platforms data du vil læne dig op af, hvis de to platformes data er forskellige.

Du trykker nu blot på den ene af de to “Synkroniser”-knapper, alt efter om du vil læne dig op af Holdsport- eller Håndoffice-data, og Holdsportprofilen vil nu være synkroniseret med den valgte Håndoffice-profil. Derved vil vedkommende også forsvinde fra medlemslisten “Holdsport-medlemmer”

HåndOffice-profiler

Denne medlemsliste viser dig samtlige profiler fra HåndOffice, som endnu ikke er blevet matchet med en Holdsport-profil. Fra denne liste kan du vælge at oprette en Holdsport-profil til det enkelte medlem. Det gør du blot ved at trykke på ikonet i kolonne “Handlinger”.

Synkroniserede medlemmer

Det er denne liste vi helst skal have fyldt godt og grundigt ud. Dette er nemlig listen, der viser hvor mange profiler, der allerede er synkroniseret mellem Holdsport og HåndOffice. 

Listen giver dig tidspunktet for hvornår det enkelte medlem blev synkroniseret på tværs af de to platforme, samt personlige detaljer som navn, fødselsdag, email osv. samt info om hvilket/hvilke hold vedkommende er tilknyttet og deres rolle på disse hold.

De medlemmer som 1 til 1 matchede fuldstændig mellem Holdsport og Håndoffice, vil automatisk være endt på denne liste da synkroniseringen først fandt sted.

Ikke-synkroniserede medlemmer

Denne liste vil kun bestå af de Holdsport-profiler I som klub måtte have oprettet men ikke ønsker skal være registeret i HåndOffice. Det kan være eksempelvis æresmedlemmer eller andre typer frivillige.

Vær dog opmærksom på at HåndOffice-profiler med rollerne Spiller, Træner, Holdleder, Kasserer, Postadresse, og Formand, alle kan synkroniseres med Holdsport. 

Mest stillede spørgsmål omkring forbindelsen mellem Holdsport og Håndoffice

Hvad sker der i Håndoffice når vi opretter en profil i Holdsport?:

Der bliver ikke automatisk oprettet spillere i HåndOffice.

Alle spillere skal oprettes i HåndOffice eller søges til foreningen via en Spilleranmodning oprettet i HåndOffice.

Spillere der skal til andre foreninger frigives via Spiller frigivelse i HåndOffice.

Hvad sker der i HåndOffice når en profil slettes i Holdsport?:

Spillere der slettes i Holdsport udmeldes i HåndOffice af foreningen.

Personer med hverv i HåndOffice får slettet hvervene.

Hvad sker der ved at afbryde synkronisering:

Den eksisterende data på de to platforme ændres ikke, de taler blot ikke sammen længere.

Hvad sker der i Holdsport når profilen slettes i HåndOffice?:

Man kan i HåndOffice slette tilknytningen til et hverv via Forening og Foreningshverv.

Personen vises fortsat hvis vedkommende er Spiller.

Hvad sker der når man vil synkronisere to profiler, men hvor eksempelvis mobilnummer varierer?: 

Nyeste data bevares

To profiler hvor hver platform har noget data:

Hullerne fyldes ud, og der hvor de to platforme har info om samme felt, synkes den nyeste data

Hvad sker der når en profils rolle ændres fra f.eks. spiller til træner?:

Så tilføjes de blot til træner-hvervet i HåndOffice. Hvis via HåndOffice gøres til træner, så kommer de ind på trænerholdet da hold ikke er en del af HåndOffice-integrationen, og kommer ind i ikke synkroniserede. Opgraderes i Holdsport = opgraderes i HåndOffice.

Hvad sker der når Holdsport ikke har mobilnummer, men HåndOffice har?:

Data hentes fra HåndOffice

Hvad sker der hvis en allerede synkroniseret profil, får ændret data på den ene af de to platforme? Bliver profilen rettet på den anden platform?:

Felter som opdateres på tværs af de to platforme når en ændring sket ét sted er mobil, adresse, email, fødselsdag og navn.

Hvilke hverv/roller synkroniseres mellem Holdsport og Håndoffice:

• Trænere i Håndoffice = Træner i Holdsport 
• Holdleder i Håndoffice = Holdleder i Holdsport 
• Kasserer i Håndoffice = Kasserer i Holdsport 
• Postadresse i Håndoffice = Ny adminrolle ved navn "Postadresse" oprettes automatisk i Holdsport.
• Formand i Håndoffice = Klubadmin i Holdsport.